18.10.14
Porządek w dokumentach.
Kilkanaście lat temu byłem strasznym bałaganiarzem - nie dbałem o to gdzie odkładam rzecz którą przed chwilą wziąłem do ręki. Na szczęście moja pierwsza praca wymagała ode mnie dużej dokładności w segregacji, bo ułatwiało mi to zdecydowanie późniejsze odszukiwanie niezbędnej do pracy rzeczy. Nauczyłem się też wtedy, że dokumenty to chyba najważniejsza rzecz którą koniecznie trzeba dokładnie posegregować.
Zacząłem więc (poza pracą, w życiu prywatnym) pakować każdą fakturę czy list do foliowych koszulek i do segregatorów. Dzięki temu w ostatnich latach nie miałem problemów związanych właśnie z dokumentami.Jednak przyszedł taki dzień, gdy zorientowałem się, że coraz ciężej odszukać nawet w tak ładnie poukładanych segregatorach tego, czego potrzebowałem. Dlatego też zarządziłem porządki w... teoretycznie uporządkowanej przestrzeni.
Powodem problemu był bowiem nadmiar. Nie ważne, że wszystko było schludnie schowane - po prostu było za dużo papierów! Podczas sprzątania zauważyłem że mam np. karty gwarancyjne do sprzętu, który już dawno stracił prawa do jej egzekwowania, albo faktury od operatora komórkowego z którym pożegnałem się 3 lata temu. Miałem też stare, nieaktualne CV-ki, sporo regulaminów usług bankowych, skierowania na badania itp. itd. Wszystko (co nieaktualne oczywiście) postanowiłem zutylizować! Od razu uprzedzę - dokumentów z danymi osobowymi nie wyrzucamy do kosza - ja tnę nożyczkami na wszelki wypadek, a później urządzam ognisko ;) Dla osób bardziej eko - zastosowanie niszczarki i solidne wymieszanie ścinków, plus kosz na makulaturę również sprawdzi się bardzo dobrze.
Dobrą praktyką jest też digitalizowanie (najprościej poprzez zrobienie zdjęcia/skanu smartfonem i wysłanie dokumentu do sieciowej chmury) różnego rodzaju notatek i papierów, które nie wymagają fizycznych kopii. Obecnie np. większość spraw gwarancyjnych można zrealizować za pomocą cyfrowego paragonu. Przechowywanie dokumentów na wirtualnym dysku ma też dodatkowe zalety - dostępność z dowolnego miejsca na świecie i możliwość stworzenia wielu kopii (na wypadek awarii danego usługodawcy, czy zamknięcia firmy świadczącej usługi). Jeśli zadbamy o hasło, mamy też dużą szansę, że istotne dane nie dostaną się w niepowołane ręce.
Polecam raz na jakiś czas zaglądnąć do miejsc w których panuje teoretycznie porządek - i zweryfikować czy aby na pewno nie ma tam zbyt dużo śmieci!
Brak komentarzy: